Activities

* Soporte administrativo de la estación de investigación: brinda soporte administrativo complejo, diverso y de alta calidad mediante la planificación, el analisis de datos y la resolución de problemas diarios en areas centrales como: manejo de información sensible y confidencial y supervisión del presupuesto, cuentas por pagar, soporte de recursos humanos y nómina.

* Coordinar y liderar a un equipo administrativo de 4 personas responsables de diferentes areas administrativas (Nomina, Logistica, Almacén, Requisiciones, Proveedores, Asuntos regulatorios, etc).

* Apoyar al Líder de Sitio en el procesamiento y mantenimiento del presupuesto del sitio. Las actividades también incluyen realizar un seguimiento de los gastos enviandolos a cuentas por pagar y ayudar a analizar los datos de gastos.

* Apoyar a Recursos Humanos a empleados temporales y elaboración de informes semanales de incidencias laborales. Proporcionar apoyo en actividades y cuestiones relacionadas con recursos humanos, como el mantenimiento de registros físicos y digitales de los empleados.

* Organizar y programa actividades de oficina, incluidas reuniones, viajes y conferencias.

* Responsable de la organización de eventos locales siguiendo los lineamientos de la empresa.

* Gestionar horarios y coordinar citas; mantener informada a la dirección sobre los compromisos.

* Coordinar con vendedores y proveedores para garantizar servicios eficientes y completar encuestas de servicio.

* Establecer, mantener y actualizar el sistema de archivos/servidor del sitio y recuperar la información necesaria de los archivos según sea necesario.

* Recepción, revisión y procesamiento de pago de facturas de proveedores. Alineación y trabajo conjunto con el area de compras.

* Envío, recepción y seguimiento de mensajería y correo.

* Coordinar la compra de equipos de protección personal, papelería, artículos de limpieza, etc.

* Canalizar llamadas telefónicas y atención de visitantes y proveedores.

* Coordinar todo lo relacionado con las visitas en el sitio (hotel, transporte, alimentación, así como necesidades especiales de los visitantes).

* Supervisar y mantener el equipo de oficina; inventario de suministros y ordenar suministros de reemplazo según sea necesario.

* Apoyar las actividades de extensión comunitaria y liderar el comité de respeto en el sitio.

* Velar por y gestionar los contratos de arrendamiento de terrenos, proceso de facturación por entrega de pagos de agotamiento y compensaciones.

Qualifications * Licenciatura completada en administración de empresas o area relacionada.

* Sólido conocimiento de los sistemas y procedimientos administrativos y de oficina, como archivos y mantenimiento de registros, y conocimiento practico de equipos de oficina, como impresoras y maquinas de fax.

* Competencia informatica: MS Office (PowerPoint, Excel, Word) Power BI, Outlook y conocimientos de software de graficos.

* Fuerte perfil de liderazgo de un equipo de trabajo y interacción con otras areas.

* Capacidad para priorizar el trabajo y completar múltiples tareas rapidamente en un entorno de trabajo dinamico.

* Compromiso sobresaliente para resolver los problemas del equipo/clientes y desarrollar una comprensión profunda de su cultura empresarial, especialmente para los clientes internacionales.

* Capacidad para mantener información clasificada fuera del alcance de personas no autorizadas.

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